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2015年12月31日 (木)

φ(..)メモメ【集中できないぃ、どうすりゃいい?】パパと娘のために

引用http://president.jp/articles/-/15742

今この瞬間、「1つの仕事」に集中できないのは誰のせいか

得する習慣、損する習慣【30】

PRESIDENT Online スペシャル

習慣化コンサルタント 古川武士=文

なぜ、「使途不明時間」は減らないのか

前回は、仕事時間を高密度にするための技術の原則をお伝えしてきました。今回は、その具体的なスキルをご紹介します。私が時間の高密度化の個人コンサルティングをする時、その手順と哲学は一貫しています。

(1)まず、きちんと自分の低密度の原因を生んでいるパターンを知ることが大切です。
(2)そのために、重要なことが「時間簿」をつけることです。

時間簿とは、作業単位の記録を手帳などに取って、自分の時間の使い方の現状を知るツールです。そういうと、「面倒くさい」と敬遠されがちですが、これが一番の王道で手っ取り早いのであえて申し上げています。読者の皆さんも一度でいいから、試してみてください。

このコンサルティングの手順、お金の話に置き換えると理解しやすいです。

「お金が溜まらない、無駄づかいをやめたい」という相談を受けたらお金のコンサルタントは何をするか? 当然、家計簿をつけてもらうでしょう。

なぜなら、お金が溜まらないのは、食費が派手なのかもしれないし、高いブランドバックや洋服でお金がないのかもしれない。光熱費が異常にかかっているのかもしれないし、逆に支出ではなく収入が少なすぎるのかもしれません。必ず診断があってから解決策を提示する流れになるはずです。数打てば当たる方式で、節約マニュアル本を読んで対策しても効果は限定的になるに違いありません。

▼家計簿ならぬ「時間簿」をつけてみよう

時間に関しても全く同じことがいえます。

時間の使い方の無駄や非効率さは、休憩時間を取りすぎているのかもしれないし、無駄な作業をしているのかもしれない。1つの作業に時間をかけすぎているのかもしれないし、突発事項に振り回されて非効率になっているのかもしれない。

原因はさまざまです。だからこそ「時間簿」をつけることからスタートします。

経営学者として有名なピーター・ドラッカーは書籍『経営者の条件』のなかで、時間について次のように語っています。

「時間に関して重要なことは、記録することである。(中略)時間の使い方は、練習によって改善できる。しかし、時間の管理に絶えず努力しないかぎり、仕事に流されることになる。したがって、時間の記録の次にくる一歩は、時間の体系的な管理である。時間を浪費する非生産的な活動を見つけ、できるだけ排除していくことである」

つまり、時間の記録をリアルタイムで取る、そして改善する。これは普遍的な手法なのです。時間の記録を習慣にして改善し続けることが、高密度化を進めるカギとなります。

時間簿をつけて1週間もすると、時間活用の実態が見えてきます。1カ月もつけるとほぼ突発も含めて自分の仕事の現状が明らかになってきます。

時間簿を見て、次の5つの観点からチェックをしてみてください。非効率を招く5つの原因です。

・多くのタスクに同時に手をつけてどれも中途半端で終わっている
・残業時に最も重要で気が重たい仕事がいつも残っている
・先延ばしをして納期がいつもギリギリになってしまう
・上司や他部署、お客様からの突発的な依頼が入って振り回される
・休憩が多かったり、必ずしも必要のない仕事をしたりしている

それでは、時間高効率化のための対策を見ていきましょう。

仕事時間を高効率化するための対策5

【対策1】シングルモードで徹底的に集中する

まず時間低密度の仕事原因の1つ目は、「マルチタスク・マルチモード」で仕事をしていることです。マルチタスクとは、同時にいくつもの仕事に手を付けることです。

このとき、仕事を同時に着手するのみならず、「資料作成」「電話」「メール送受信」と全く異なるモードの仕事をバラバラやっているとすると「マルチタスク・マルチモード」となり、一番非効率な仕事の進め方になります。

例えば、資料作成→メールチェック→電話対応→会議→資料作成……と短時間内にモードを何度も細かく変えると何が問題なのか。「起動時間」が増え、時間を浪費することになるのです。パソコンの起動には少し時間がかかります。その間は作業ができません。

それと同じように、異なる仕事モードから異なる仕事モードに移る際、ほとんどの人は意識していませんが、次のモードに慣れるための時間(起動時間)があり、生産性が低くなります。会議終了後すぐに資料作成を100%の力ではできません。最初、一定程度の「慣れ」の時間が必要になります。だから、何度もモードを切り替えると蓄積される起動時間数は多くなり、全体として極めて非効率的になるというわけです。

だからこそ、理想は「シングルタスク・シングルモード」。

なるべく1つのタスクに集中すること、そしてなるべくタスクをこなすときのモードが同じものを固めて行なうことです。例えば、◯時から始まる会議直前の30分間は資料作成に充て、他の仕事は極力しない、というように。あなたの時間簿を見て、モードは何度変わっているか確認し、モードを固めるために何ができるか考えてみましょう。

【対策2】最重要の仕事を朝一番に片づける

残業時間中は、日中の仕事で疲れ果てて精神的なエネルギーが枯渇している状態です。そんなときに一番重たい仕事が残っていると、朝やれば1時間で片づく仕事も3時間以上かかったりするものです。

論理力や創造力、構成力といった思考エネルギーのいる仕事は、朝一番に済ませることを強くお勧めします。理由は2つあります。

1つ目は、朝が体力的にも脳の働きの面からいっても、一番エネルギーがあり、最も重要なことを短時間で処理する絶好の機会だからです。

2つ目は、1日のスケジュールの主導権が握れてストレスが少なくなるからです。とにかく今日やるべき一番重要な仕事は何かを見定めて、朝一番で脇目も振らずその仕事に没頭するようにしてください。

突発的な仕事依頼の上手な対処法

【対策3】先延ばしをなくす

さて、最重要の気が重たい仕事を朝一番で処理するというのは、まるで夏休みの宿題を最初の1週間で済ませようというぐらいハードルが高いという人は多いでしょう。

苦手な仕事、面倒な仕事は先延ばししたいものです。

先延ばしのケースは様々ですが、シンプルに2つの方法で8割は解決します。

1つ目は、「チャンクダウン」です。

チャンクダウン(Chunk Down)とは、物事の手順を具体化、明確化するということです。チャンクとは「塊」。ダウンは「小さくする」という意味です。

例えば、プレゼンが不安だとします。その不安の内容が何なのか。構成づくりか、資料づくりか、話すことか。もしくは、話し方に自信がないのか。自分は一体何を恐れているのか。不安の元を考えるのです。

発表中に頭が真っ白になることが不安ならば、原稿をきっちり作る、質疑応答で答えられなくなることを恐れているのであれば、応答問答集をつくる対策が考えられます。

チャンクダウンにより、行動の「明確化、単純化、見える化」を実現することで、対策を立てることができ、無用な不安で動けない状態から解放されるのです。

2つ目は、ベビーステップで始めることです。

例えば、「1時間のランニング」をしようとしても、足が簡単に前に出ないことがあるでしょう。このとき、「15分のウォーキング」でいいということにすると、心のハードルは下がるでしょう。

人は、一度動き始めると、モチベーションは発動するものです。やる気が湧くのを待って行動するのではなく、まずは着手する。それからやる気が湧くのです。このように、ハードルを下げて、まずは小さな一歩で踏み出すことがベビーステップです。

この「チャンクダウン」と「ベビーステップ」の手法で先延ばしを処理してみてください。締切ギリギリになって大慌てする習慣とはおさらばです。

【対策4】突発をコントロールする

仕事は1人でやっているわけではありません。上司やお客様、先輩や他部署と共に動いているので、急な仕事の依頼は必ず発生します。

突発に振り回されることで生じる問題は、「集中してやるべき仕事が終わらない」ことです。突発対応は大なり小なり発生するわけですが、それに振り回されるのか、コントロールして集中すべき仕事を処理できるのかで高密度化に大きく影響してきます。

対策は集中するべき仕事を前出のチャンクダウンによってモジュール(小さい単位)にすることです。15分単位のモジュールに作業が分かれていれば、そのモジュールが完了するまで突発に対応せずに切りがいいところで終わらせて、また次のモジュールからスタートすることができます。

このモジュール化が突発対応をこなしながらも重要な仕事を進行する方法の1つです。

また、可能な限り突発依頼を本当にすぐにやる必要があるのか考えることも重要です。

さっさと済ませた方が楽だからと、ゴールデンタイムに雑用の突発依頼を処理するのはエネルギーの観点から非常にもったいないことです。

時間簿で判明! ムダな資料作成45分、モノ探し時間20分

【対策5】余計なことを減らす

実は、時間簿を見て一番簡単に気づくことが、この余計なこと、無駄な作業です。先の例のように、時間簿をとると意外と休憩時間の総計も3時間あったり、タバコ部屋にいる時間が1回30分もあったりするものです。

また、1日の時間簿を見て、やらなくてよかった仕事は何ですか? と聞くと、無駄な資料作成(口頭の説明で充分だった)に45分使っていたり、探し物に20分使っていたりします。改善当初は使途不明時間もたくさんあります。

この時間は、ただぼーっとしていただけ。きちんと休憩ではなく気分転換に、ただ漠然とネットを見ていたという時間は明らかに改善対象です。また、メールや雑用も時間泥棒の犯人です。完璧主義ではなく最善主義の発想で徹底して最適化してください。時間を決めて、まとめて処理するのが一番です。

最後に5つの対策のまとめです。今日1日をどんな段取りで過ごすのか、どのように工夫するかと、ということをもう一度考えて頭の中でイメージして予行演習すると効果的です。

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